Binnen de gemeente Rotterdam zijn de clusterdirecties verantwoordelijk voor het beheer van de informatie van hun organisatieonderdelen. BCO/Informatiebeheer ondersteunt de clusters daarbij. Wat moet de gemeentearchivaris tijdig weten?
Bij verzelfstandiging van een gemeentelijk organisatieonderdeel moet u de volgende stappen doorlopen, waarbij u het stadsarchief bij elke stap informeert:
- Sluit het archief van het organisatieonderdeel af. Dit betreft zowel de fysieke als de digitale informatie.
- Maak afspraken over het beheer van het afgesloten archief, inclusief afspraken over raadpleging, openbaarheid, vernietiging en overbrenging naar het Stadsarchief Rotterdam.
- Draag de lopende dossiers (fysiek en digitaal) over aan de verzelfstandigde organisatie.
- Indien nodig kan het archief voor een periode van maximaal 5 jaar ter beschikking worden gesteld aan het verzelfstandigde organisatieonderdeel.
- Leg alle afspraken vast in een overeenkomst.
Voor verzelfstandigingen is een richtlijn opgesteld. U vindt de richtlijn op bis.rotterdam.nl.
De organisatie die archief moet afsluiten of overdragen neemt in overleg met de ontvangende organisatie het initiatief om een overeenkomst op te stellen.
Hierin regelt u de noodzakelijke voorzieningen voor het archief, zoals het afsluiten, overdragen en/of ter beschikking stellen, de verantwoordelijkheid voor het beheer, de gebruiksrechten van de betrokken partijen en voorwaarden waaronder de informatie ter beschikking wordt gesteld.
Hiervoor is onderstaande modelovereenkomst beschikbaar. De overeenkomst wordt in tweevoud opgemaakt en bewaard: een in het archief van de aanbieder, de andere in het archief van de ontvanger.
Bewaar archief zodanig dat het beveiligd is tegen:
- toegang door onbevoegden
- brand
- water
- stof, schimmel en ongedierte
- grote temperatuurschommelingen
Als u uw archief buiten een door de archivaris goedgekeurde archiefruimte wilt opslaan, houdt u rekening met onderstaande leidraad.
Regelgeving
Binnen de gemeente Rotterdam zijn de clusterdirecties verantwoordelijk voor beheer van de informatie van hun organisatieonderdelen. BCO/IIFO Procesmanagement Beheer Informatiehuishouding (PBI) is verantwoordelijk voor uitvoering van ondersteunende taken m.b.t. informatiebeheer. Die verantwoordelijkheid geldt ook als informatiebestanden extern worden opgeslagen. Het is verplicht om afspraken te maken met de dienstverlener zodat de regelgeving nageleefd wordt. Hierbij gaat het om organisatorische maatregelen en om de kwaliteit van de opslagruimte.
Organisatorische maatregelen
- Meld het voornemen tot verplaatsing bij de gemeentearchivaris, zoals voorgeschreven in artikel 7 van het Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2017. Geef daarbij aan of het om (deels) te bewaren of om vernietigbare bescheiden gaat.
- Indien het om (deels) te bewaren archiefbescheiden gaat: vraag schriftelijke toestemming van de gemeentearchivaris voor ingebruikneming van de archiefruimte (zie artikel 8 Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2017).
- Stel een contract met de dienstverlener op met afspraken over:
- Begin- en eindtermijn van de opslag;
- Autorisatie voor toegang tot de stukken;
- Raadpleging van de stukken (wijze waarop en levertijd);
- Toegankelijkheid voor toezichthouders (archiefinspectie, accountants);
- Waarborgen van de vertrouwelijkheid van de opgeslagen stukken;
- Bijhouden van een lijst van de opgeslagen archiefbescheiden en mutaties;
- Eisen aan kwaliteit van de ruimte.
Eisen aan de ruimte
De ruimte moet van zodanige kwaliteit zijn, dat de goede staat van archiefbescheiden die er in bewaard worden, gewaarborgd is. Voor opslag van vernietigbare bescheiden en tijdelijke opslag in een bewerkingsruimte van ongeschoonde bestanden zijn de eisen minder zwaar dan voor te bewaren archiefbescheiden.
Bij te bewaren of deels te bewaren bestanden:
- Voldoen aan de eisen voor bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen op grond van de Archiefregeling.
Bij volledig (op termijn) vernietigbare bestanden:
- Beveiliging tegen toegang door onbevoegden
- Beveiliging tegen brand
- Beveiliging tegen wateroverlast
- Bescherming tegen stof, schimmel en ongedierte
- Geen grote temperatuurschommelingen
Bewerkingsruimte:
- Zelfde eisen als voor vernietigbare bestanden, mits opslag niet langer dan strikt nodig voor de bewerking, met een maximum van een half jaar
- Bij langduriger opslag, dezelfde eisen als te bewaren bestanden
Door wijziging of in onbruik raken van programmatuur bestaat het risico dat informatie niet langer toegankelijk en leesbaar is.
Om dat risico te beperken of liefst te voorkomen moet u zorgen voor conversie (verandering van het medium of formaat) of migratie (overzetten naar een nieuw systeem of beheeromgeving).
Het is van belang dat hierbij de authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid van de informatie behouden blijft.
Van de conversie of migratie stelt u een verklaring op, waarin staat:
- welke informatie is geconverteerd of gemigreerd, en
- hoe en met welk resultaat getoetst is of de informatie nog in geordende en toegankelijke staat is.
Houdt bij conversie of migratie rekening met onderstaande leidraad.