Met de instelling van een speciale archiefcommissie in 1857 wordt de oprichting het Rotterdamse archief gemarkeerd. De eerste archivaris, J.H. Scheffer, is een pionier in het vakgebied omdat erkende richtlijnen voor het werk nog volledig ontbreken. Woekeren met de ruimte is regelmatig een rode draad geweest in de geschiedenis van het archief. De annexaties van omliggende gemeentes, de aanleg van de Nieuwe Waterweg en de daarmee samenhangende groei van de stad hebben direct invloed op de omvang van de gemeentelijke administratie en de archiefstukken die daaruit voortkomen. Vanuit het stadhuis aan de Kaasmarkt verhuist het archief naar het Schielandshuis waar al snel zal blijken dat de beschikbare ruimte ook hier verre van toereikend is.
De verordening van 22 oktober 1857 op het bewaren en ordenen van het archief bepaalt dat een commissie van deskundigen het college van Burgemeester en Wethouders voortaan ondersteunt bij het toezicht op het archief. Als voorzitter wordt wethouder A. Schadee aangesteld. De andere gemeenteraadsleden zijn G. Obreen, P.F. Hubrecht en W. Siewertsz van Reesema.
Portret van J.H. Scheffer, eerste archivaris van Rotterdam. 1870 (geschat). Collectie Portretten. NL-RtSA_4031_M-2278
Johan Hendrik Scheffer - archivaris van 1862-1886
Voor de uitvoering van het werk wordt op 5 maart 1858 J.H. Scheffer (1832-1886) naar voren geschoven. Deze 4e klerk van de secretarie mag zijn overige werkzaamheden al snel laten schieten en wijdt zich vanaf dat moment ijverig en vol overgave aan de zorg voor de archiefstukken. Scheffer staat voor een lastige opgave want het archief van de gemeente Rotterdam verkeert bij aanvang van zijn taak in een onbeschrijflijke chaos. De eerste stappen die Scheffer neemt zijn het samenbrengen van de documenten die her en der in het stadhuis aan de Kaasmarkt rondslingeren. Daarna start hij met het sorteren en rangschikken van de archivalia. De belangrijkste documenten krijgen een plek in de nieuw aangeschafte brandkasten in de Rotondekamer van het Stadhuis.
Via openbare bekendmakingen worden particulieren opgeroepen om van het archief losgeraakte documenten in te leveren op het stadhuis. Veel ontbrekende stukken komen op deze manier terug. De oproepen leiden ook tot een stroom van geschenken aan het archief. Niet alleen archiefstukken, maar ook kaarten, tekeningen, stadskronieken, boeken, gravures, penningen kunnen door Scheffer worden ingeschreven. Er komen steeds meer archivalia en documenten terug op hun plek, zoals stukken die in de Franse tijd bij de rechtbank zijn ondergebracht. Al snel raken de voor het archief beschikbare kamers op het stadhuis overvol.
In 1860 start Scheffer met inventariseren. De constante stroom van terugkerende documenten en nieuwe aanwinsten en het daarmee gepaard gaande ruimtegebrek maken het Scheffer niet eenvoudig. Daarbij komt dat er zijn nog geen erkende methodes voor inventariseren bestaan. Scheffer moet pionieren en kiest voor een werkwijze waar later met enige spijt op teruggekeken wordt. Hij ordent stukken soort bij soort. Het resultaat hiervan is dat de archieven hun oorspronkelijke samenhang verliezen.
In 1862 krijgt Scheffer officieel de titel Archivaris. De archiefruimtes in het stadhuis breiden zich uit. Inmiddels beschikt Scheffer over zes lokalen. Weer een jaar later krijgt hij hulp in de vorm van een assistent: F.D.O Obreen (1840-1896). Obreen is geïnteresseerd in kunstgeschiedenis en promoveert in 1873 tot adjunct-archivaris. Tien jaar later wordt hij directeur van Museum Boymans en vervolgens directeur van het Rijksmuseum. Samen schrijven Scheffer en Obreen de ‘Rotterdamsche Historiebladen’, (1871). Dit is een verzameling belangrijke bronnen voor de geschiedenis van Rotterdam.
Links: Zicht vanaf de Laurenstoren op het oostelijk deel van de binnenstad. In het midden is de Kaasmarkt met het stadhuis te zien. Onder de koepel naast de toren bevindt zich de Rotondezaal. Rechts: De Rotondezaal, de eerste locatie van het gemeentelijke archief na 1857.
Het ontstaan van de topografisch-historische atlas
Tussen het materiaal dat Scheffer koopt en geschonken krijgt, bevinden zich veel losse tekeningen, prenten, kaarten en plattegronden van de stad. Deze documenten maken geen onderdeel uit van een archief, maar vormen een aparte verzameling. Een dergelijke beeldverzameling wordt een Atlas genoemd. Hoewel de hoofdtaak van de archivaris het ordenen en beschrijven van archieven is, staat de atlas van meet af aan in de belangstelling van Scheffer en van zijn latere opvolgers Unger en Hazewinkel.
De Rotterdamse atlas bestaat in de tijd van Scheffer hoofdzakelijk uit topografische of historische afbeeldingen. De basis van de verzameling wordt gelegd met de koop van prenten van de Rotterdammer J.E.W. de Godimont Thompson in het jaar 1857. Thompson is naar alle waarschijnlijkheid gerelateerd aan de boekhandel- en drukkersfamilie Thompson, waarmee zijn bezit van zo’n omvangrijke prentencollectie verklaard kan worden. In de handschriftencollectie van het archief bevindt zich ook een exemplaar ‘der kronyk van Rotterdam, in 1783 verschenen bij G. Manheer’. Deze kroniek is rond 1856 aangevuld door J. E. W. Thompson. Bovendien bevat de kroniek een apart boekje ‘Wegwijzer of volledige bladwijzer op de kronyk der stad Rotterdam en de bijlage op dezelve alsmede op den atlas of het groot plaatwerk dezer stad, wordende al het daarin voorkomende hierin aangehaald", door J. E. W. Thompson’.
In 1863 koopt Scheffer topografische platen van de Amsterdamse boekhandelaar Fredrik Muller. Twee jaar later breidt de topografisch-historische atlas flink uit door de aankoop van het Rotterdamse deel van de prentencollectie van houthandelaar Abraham van Stolk. De gemeente Rotterdam koopt deze 2200 prenten voor 3000 gulden. Na deze laatste aankoop begint Scheffer aan een catalogus van de Atlas, Roterodamum Illustratum, waarvan het eerste deel verschijnt in 1868 en de andere drie delen in 1871, 1874 en 1880.
Verhuizing naar het Schielandshuis
Al met al blijken de beschikbaar gestelde kamers in het Stadhuis te klein voor het archief. In 1864 treft een grote brand het Schielandshuis waarin Museum Boymans gevestigd is. Ongeveer een derde deel van de schilderijencollectie kan uit het vuur gered worden. Deze kunstwerken krijgen tijdelijk een plek in het stadhuis aan de Kaasmarkt. Scheffer en Obreen moeten woekeren met de overgebleven ruimte. Als er plannen voor de herbouw van Museum Boymans gemaakt worden, besluit het Gemeentebestuur de benedenverdieping te reserveren voor het archief.
Titelblad van de 'Wegwijzer of volledige bladwijzer op de Kronyk der stad Rotterdam en de bijlage op dezelve alsmede op den atlas of het groot plaatwerk dezer stad, wordende al het daarin voorkomende hierin aangehaald'. Bij elkaar gebracht door J.E.W. de Godimont Thompson. 1856. Handschriftenverzameling. NL-RtSA_33-01-1632.
-NL-RtSA_4187_IV-56-19-Boymans-nieuwe-huisvesting.jpg)
Links: Het Schielandshuis aan de Korte Hoogstraat, waarin gevestigd Museum Boymans kort na de brand van 15 februari 1864. Rechts: Schielandshuis na de herbouw in 1899.
In 1868 is de verhuizing een feit. Op de beletage en het souterrain van het Schielandshuis zijn zes archiefruimtes met ruim 100 kasten ingericht. De Rotterdamse bibliotheek komt onder het beheer van de archiefcommissie. Scheffer wordt daarnaast ook nog eens beheerder van collectie antiquiteiten. Deze verzameling vormt de basis voor het latere Museum voor Oudheden (tegenwoordig Museum Rotterdam). Voor bibliotheek en archief bevindt zich in het midden van de lokalen een lees- en studiezaal. Toch is van openstelling voor het Rotterdamse bevolking nog niet echt sprake. Er komen met enige regelmaat bezoekers maar zij hebben een speciale toestemming van de archiefcommissie nodig.
Archiefmateriaal van na 1824 blijft achter in de Rotondezaal op het stadhuis omdat het beschikbaar moet zijn voor het bestuur.
Bibliotheek als onderdeel van het archief
Als in 1873 Scheffer benoemd wordt tot Bibliothecaris-Archivaris bestaat de bibliotheek uit 30.000 boeken, o.a. bestaande uit de collecties Erasmiana, Van Hogendorp en Tollens. Het oorspronkelijke bezit is afkomstig van een drietal oudere bibliotheken:
- De bibliotheek van de Sint Laurenskerk (ingericht in 1604) en in 1869 overgebracht naar Schielandshuis
- De stadsboekerij, ontstaan omstreeks 1700
- De boekerij in het Logement van de Stad Rotterdam in Den Haag. In 1810 zijn deze publicaties samengevoegd met de stadsboekerij.
Pas in 1891 wordt de Rotterdamse bibliotheek tweemaal per week enige uren opengesteld voor publiek. In datzelfde jaar krijgt de bibliotheek een eigen medewerker, G. van Rijn.
Als het archief in 1900 verhuist naar een nieuw gebouw aan de Mathenesserlaan blijven de bibliotheek en het Museum van Oudheden achter in het Schielandshuis. Over de verdeling van het boekenbezit is een aantal jaren veel te doen. Bepaald wordt dat de Rotterdamse genealogische en historische werken waaronder veel atlassen onderdeel worden van de archiefbibliotheek en dus verhuizen naar de Mathenesserlaan. Tot groot ongenoegen van bibliothecaris Van Rijn maakt Unger wel een zeer ruime keuze uit het bibliotheekaanbod. Zo komt het archief in bezit van een zeer ruim gesorteerde historische algemene bibliotheek en blijft de stadsbibliotheek berooid achter. De kwestie leidt tot ingezonden stukken in de krant. “De stadsbibliotheek is een geplukte kip. Alle historisch onderzoek in de leeszaal is onmogelijk gemaakt omdat er geen enkel handboek meer aanwezig is.” In 1902 geeft B&W toestemming om doubletten aan te schaffen van de boeken die naar het archiefgebouw zijn overgebracht en voor de bibliotheek onmisbaar worden geacht.
Vijf jaar later verhuist de stadsbibliotheek naar een omgebouwd schoolgebouw aan het Van Hogendorpsplein. Een eigen voor dit doel speciaal ontworpen gebouw aan de Nieuwmarkt opent in november 1923.
Portret van J.H.W. Unger. 1890 (geschat). Maker onbekend. Collectie Portretten. NL-RtSA_4031_M-2659
Johan Hendrik Willem Unger - archivaris van 1886-1904
Na een kort ziekbed overlijdt Scheffer op 15 februari 1886. Adjunct-archivaris J.H.W. Unger (1861-1904) volgt hem op. Net als Scheffer is hij gemeentearchivaris-bibliothecaris en belast met het beheer van de Oudheidkundige Verzamelingen. In de achttien jaar dat hij deze functie uitoefent, brengt hij veel tot stand. Het archief breidt uit qua personeel en dat komt de toegankelijkheid van de archieven ten goede. In de tijd van Unger verschijnen talloze registers, lijsten en fichecollecties. Daarnaast is Unger initiatiefnemer van de Rotterdamsche Jaarboekjes die vanaf 1888 verschijnen. Zelf schrijft hij samen met adjunct-archivaris Mr. W. Bezemer de publicatie ‘Bronnen voor de Geschiedenis van Rotterdam’ in vier delen. Bezemer houdt zich ook bezig met schrijven van regesten (uittreksels) van belangrijke oorkonden van Rotterdam en Schieland.
Bijzonder is dat Unger in 1895 begint met de aanleg van een afficheverzameling. Rotterdamse bedrijven wordt gevraagd hun reclameplaten af te staan aan het archief. Zijn verzameling wordt niet voortgezet door zijn opvolger, maar als archivaris Hazewinkel in 1940 de affichecollectie op de zolder van het stadsarchief aantreft, zet hij Ungers werk voort door te starten met het verzamelen van oorlogsaffiches.
Twee door Unger verworven affiches van Rotterdamse bedrijven.
Op zoek naar meer ruimte
De belangrijkste verdienste van Unger is dat hij zich jarenlang sterk maakt voor een eigen archiefgebouw. In de jaren negentig van de 19e eeuw groeit het archief in het Schielandshuis opnieuw uit zijn voegen. Door de annexaties van o.a. Delfshaven, Kralingen en Charlois neemt de omvang van de stad maar ook die van de archieven en collecties flink toe. Het gebouw van Museum Boymans huisvest drie instellingen. Niet alleen is er ruimtegebrek, het is er vochtig en het voldoet niet aan de brandeisen. De commissie voor het Archief schrijft B&W uitvoerige notities over de noodzaak van een nieuw gebouw. De eisen en richtlijnen worden op papier gezet. Hiertoe bezoeken Unger, directeur Gemeentewerken G.J. de Jongh en Gemeentewerken architect D.B. Logemann verschillende speciaal voor het doel ontworpen archiefgebouwen in binnen- en buitenland. Hun oog valt op het in Münster toegepaste systeem met twee afzonderlijke gebouwen voor een depot- en een kantoordeel die onderling met een gang verbonden zijn.
Dan moet er nog een locatie gekozen worden. Er zijn twee opties. Allereerst wordt gedacht aan een stuk grond aan de westkant van de Schie, dicht bij het spoor en dus vlak bij het centrum. Deze mogelijkheid valt als snel af als blijkt dat de buurman van het beoogde perceel, de Rotterdamsche Tram Maatschappij (RTM), plannen heeft om een stal voor 182 paarden te bouwen.
De tweede optie is de nog in te richten polder in Rotterdam West. Deze door De Jongh aangedragen locatie krijgt de instemming van de commissie hoewel men zich ervan bewust is dat er een grote afstand tussen het stadhuis en het archief te overbruggen is. De voordelen van het perceel krijgen de overhand: het heeft een diepte van 33 meter en de mogelijkheid om nog eens 44 meter uit te breiden. De polders in west worden sowieso gezien als een plek waar ruime gebouwen met een representatieve uitstraling gebouwd kunnen worden. De Jongh heeft grote ambities met het nieuwe westelijke stadsdeel.
"Platte grond der Gemeente Rotterdam. Vervaardigd op het Bureau van Gemeentewerken, 1897". Uitsnede uit Blad 2 met de nog grotendeels te bebouwen 'Coolsche Polder'. Het toekomstige gebouw van het archief is ingetekend onder de witte pijl. Collectie Topografische Kaarten Gemeentewerken. NL-RtSA_4201_I-118-2.