Vanaf 1996

Als nieuw onderkomen voor het archief worden verschillende gebouwen onder de loep genomen zoals het Leidsche Veem op de Wilhelminapier en het GEB-gebouw aan de Rochussenstraat. Daarna komt het pand van de voormalige Rijks Automobiel Centrale (RAC) in beeld. Van 1960 tot 1991 doet het gebouw dienst als parkeer- en onderhoudsgarage voor ruim 400 voertuigen van diverse rijksorganisaties zoals de PTT. Wederopbouwarchitect Maaskant integreert in dit ontwerp, net als in het Groothandelsgebouw, kantoorruimte met transportsystemen. Langs de gevel leidt een oprit naar de verschillende verdiepingen.  Sinds 1991 is het gebouw niet meer in gebruik als automobielcentrale en staat leeg.

In 1995 besluit het college van B en W pand voor 31 miljoen euro te verbouwen ten behoeve van het gemeentearchief. Daarnaast is vastgesteld dat het nieuwe archief een ‘nationaal voorbeeldproject voor duurzaam en energiebewust bouwen’ worden. Door deze grondige verbouwing en de vele functionele eisen voor depotbeheer verdwijnen veel monumentale onderdelen van het oorspronkelijke gebouw zoals de typische Maaskant hellingbaan.

Op 15 januari 1999 opent Prins Claus het nieuwe archiefgebouw aan de Hofdijk. Het gebouw biedt ruimte aan drie enorme depots van 2000 m2 per stuk, een koel depot voor filmmateriaal en een quarantaineruimte voor nieuw verworven, nog te screenen, materiaal, een zeer ruim opzette restauratie- en conserveringsafdeling, een fotostudio, drie studiezalen en uiteraard voldoende werkplekken. De ingewikkelde verhuizing van vele kilometers archief en het in stand houden van de dienstverlening in deze periode valt onder de verantwoordelijkheid van Els van den Bent.

Els van den Bent legt het accent op professionalisering en verjonging van het personeel. In haar periode worden de eerste stappen in de richting van een e-depot gezet waarin digitale informatie ongeacht de gebruikte software duurzaam en toegankelijk bewaard kan worden. In 1999 gaat de eerste versie van de website van het archief de lucht in. Aanvankelijk is dit nog een ‘digitale folder’ maar in de jaren daarna worden databanken waarin de archieven en collecties beschreven staan gevuld en kan bijvoorbeeld steeds meer (genealogisch) onderzoek vanuit huis gedaan worden.

Het stadsarchief wordt tevens de archiefbewaarplaats voor een aantal regiogemeenten zoals Bergschenhoek, Berkel en Rodenrijs,  Bleiswijk (Lansingerland), Albrandswaard, Barendrecht en Ridderkerk.

Els van den Bent sluit haar periode bij het stadsarchief Rotterdam af met een onderzoek naar de geschiedenis van Rotterdam in het laatste kwart van de twintigste eeuw. In 2011 verschijnt haar proefschrift ‘Proeftuin Rotterdam : bestuurlijke maakbaarheid tussen 1975 en 2005’.

De recente geschiedenis van het stadsarchief staat grotendeels in het teken van de verdere ontwikkeling van de digitale dienstverlening. Steeds meer (genealogische) informatie komt beschikbaar via de website van het archief en wordt aangeboden als open data voor hergebruik op andere platforms. Stamboomonderzoekers beginnen hun zoektocht doorgaans vanuit huis. Tegelijkertijd dragen bezoekers zelf ook bij aan het verder toegankelijk maken van archieven via het vrijwilligersplatform 'Vele Handen'. In 2021 komt op deze wijze een lang gekoesterde wens in vervulling: de namen van de passagiers die in de twintigste eeuw naar de Verenigde Staten en Canada vertrokken via de schepen van de Holland-Amerika Lijn zijn online vindbaar. 

Archieven, bibliotheek en audiovisuele collecties zijn voor bezoekers te raadplegen via de databank op de website. Via de beeldbank zijn steeds meer kaarten, tekeningen, foto's, geluidsfragmenten en bewegend beeld in hoge resolutie te downloaden. In 2022 is begonnen met de service 'digitaliseren op verzoek'. Bezoekers kunnen via een knop op de website van een groot aantal archieven inventarisnummers laten digitaliseren. Deze archiefstukken zijn daarna voor iedereen online te raadplegen op de website van het archief. 

Kunstmatige intelligentie in de vorm van taal-, spraak en beeldherkenning gaan meer en meer een rol spelen in het toegankelijk maken van beelden, av-materiaal en archieven.

In 2007 sluit de Archiefwinkel aan de Coolsingel de deuren. Door aan te haken bij diverse landelijke en plaatselijke evenementen blijft de zichtbaarheid van het archief in de stad gehandhaafd. In samenwerking met erfgoedpartners in de stad zoals Museum Rotterdam, het Historisch Genootschap Roterodamum en Archeologie Rotterdam organiseert het archief een groot aantal activiteiten die doorgaans resulteren in de nodige mediabelangstelling. Enkele jaarlijks terugkerende evenementen zijn: 'De Dag van de Rotterdamse Geschiedenis', Openbaarheidsmaand, het filmprogramma 'Rotterdam Classics' tijdens het Internationaal Filmfestival Rotterdam en deelname aan de Rotterdamse museumnacht. Doel van alle activiteiten is meer bekendheid geven aan de archieven en collecties van het stadsarchief zodat deze optimaal benut en geraadpleegd worden. Ook tweewekelijkse deelname aan de rubriek 'Vergeten verhalen' in het Rijnmondprogramma 'Middag aan de Maas', bijdragen aan artikelen en items in de Rotterdamse media, en aanwezigheid op sociale media vergroten de bekendheid van het archief in de stad. 

Een belangrijk voorbeeld van samenwerkingsprojecten waarin het Stadsarchief participeert is het project 'Markering Brandgrens'. Vanuit de Rotterdamse gemeenteraad komt in 2006 het verzoek de sporen van de brandgrens, die het gevolg is van  het bombardement van 14 mei 1940 en de daaropvolgende brand, opnieuw zichtbaar te maken. Vanaf 2009 worden op de brandgrensroute 127 grondlampen geplaatst bestaande uit rode en groene iconen (de groene lampen op het Noordereiland staan voor 'friendly fire'). De officiële opening van de Brandgrensroute is op 14 mei 2010. De route is onderdeel van een omvangrijk programma met lezingen, tentoonstellingen en presentaties. Zo verschijnen er verschillende publicaties waaronder lesbrieven voor het onderwijs, een audiotour, de wandel- en fietskaart 'Langs de Brandgrens, in drie wandelingen' (uitgegeven in samenwerking met architectuurinstituut AIR).

Voorheen kon men op een speciale website een virtuele wandeling maken langs de brandgrens of gefilmde verhalen van ooggetuigen van het bombardement bekijken. De website, een initiatief van het Stadsarchief Rotterdam, besteedde aandacht aan het bombardement en de brandgrens en meer in het algemeen aan Rotterdam in de Tweede Wereldoorlog en de wederopbouw. Momenteel wordt nagedacht over een alternatief voor de website die recentelijk offline is gegaan. 

Ter gelegenheid van de herdenking van 75 jaar bombardement is in 2015 in de Onderzeebootloods op Heijplaat de expositie 'De Aanval : mei 1940 vijf dagen strijd om Rotterdam' te zien. Enorme projecties van 3 bij 12 meter met foto's en filmbeelden plaatsen de bezoeker middenin het strijdtoneel. Rondom maken persoonlijke verhalen en historische objecten de gebeurtenissen bijna tastbaar. Boven alles torent  een grote Heinkel, het type bommenwerper dat de binnenstad van Rotterdam verwoestte. 'De Aanval' is een samenwerking van Museum Rotterdam, Stadsarchief Rotterdam en het Militärhistorisches Museum Flugplatz Berlin-Gatow (MHM). Met bijna 65.000 bezoekers wordt de tentoonstelling afgesloten.

In 2021 verschijnen drie publicaties over het Rotterdamse koloniale en slavernijverleden. De opdracht voor het grootschalige onderzoek is verstrekt door de gemeente Rotterdam en uitgevoerd door het Koninklijk Instituut voor Taal-, Land- en Volkenkunde (KITLV) in Leiden op basis van de bronnen die in het stadsarchief aanwezig zijn. Het resultaat is een drietal boeken, gebaseerd op nieuw, grondig archief-, literatuur- en veldonderzoek; gezamenlijk bieden zij een brede waaier van nieuwe kennis, inzichten en beschouwingen. Op basis van verschenen boeken is een publieksversie van het onderzoek gemaakt met de titel 'Koloniaal Rotterdam, stad van vandaag en morgen'.

Rotterdam is een andere stad dan 165 jaar geleden. De samenstelling en de opbouw van de Rotterdamse bevolking is drastisch gewijzigd. Het stadsarchief verandert mee. Daarom investeren we in een afspiegeling van de Rotterdamse samenleving in onze collecties. We werken samen met partners in de stad om de Collectie Rotterdam te verbinden en het verhaal van de stad op een aantrekkelijke en toegankelijke manier te vertellen.