Fijn dat u uw archief wilt onderbrengen bij Stadsarchief Rotterdam! Omdat wij graag het archief in 'goede, geordende en toegankelijke staat' willen opnemen, is het goed de overdracht voor te bereiden: het selecteren van de documenten met historische waarde, het opstellen van een plaatsingslijst en het materieel verzorgen van de documenten. Via de knop 'Overdracht analoog archief in 5 stappen' leest u wat u moet doen.
Hebt u een digitaal archief, ga dan naar de pagina Richtlijnen overdracht digitaal archief.
Hulp bij het op orde brengen
Krijgt u het niet geheel voor elkaar om het archief op orde te krijgen voor de overdracht, dan kunt u de bewerking van het archief uitbesteden aan het stadsarchief. Wij informeren u over de kosten daarvan en de prijzen van het verpakkingsmateriaal.
Schenking of in bewaring
U kunt kiezen om het archief te schenken aan het Stadsarchief of in bewaring te geven. De vorm van overdracht wordt vastgelegd in een overeenkomst.
Afspraken over beperking openbaarheid
Archieven bij het stadsarchief zijn in principe voor iedereen ter inzage op onze studiezaal. In overleg met onze medewerkers kunt u besluiten dat een gedeelte van het archief voorlopig nog niet ter inzage wordt gegeven. Bijvoorbeeld omdat het privacygevoelige informatie betreft. Een dergelijke openbaarheidsbeperking wordt altijd voor een bepaalde tijdsduur afgesproken, bijvoorbeeld 25 jaar gerekend vanaf het jaar waarin de documenten ontstaan zijn.
Contact
Wilt u uw archief bij het stadsarchief onderbrengen, of hebt u vragen, neemt u dan contact op met:
Antonio Gomes, Accountbeheerder Informatiebeheer
Telefoon: 010-2675531
Mail: am.gomes@rotterdam.nl