Verwervingsbeleid

Het stadsarchief bewaart de geschiedenis van Rotterdam en maakt deze zichtbaar. Dat doen we door het verzamelen van:

• Materiaal wat kan bestaan uit tekst, audio, stilstaand of bewegend beeld.
• Beschrijvingen, interpretaties, analyses en verklaringen van dat materiaal.

Alles bewaren we onder de best mogelijke omstandigheden. U kunt het materiaal bekijken op de website of in onze studiezaal.

• Overheidsarchieven - volgens de Archiefwet 1995.
• Archieven van families, bedrijven, stichtingen of personen.
• Boeken, tijdschriften en kranten, reclamemateriaal, brochures, affiches, prenten, tekeningen, portretten, kaarten en plattegronden, foto's, dia's, negatieven, films, geluidsopnamen, websites en social media-accounts. Als het maar te maken heeft met Rotterdam.

Ongeveer 58% van de collectie bestaat uit archieven van de gemeente Rotterdam. De rest van de collectie komt van bedrijven, stichtingen, fotografen, bewoners, kortom: alle Rotterdammers.

• 3D-objecten
• diploma’s, paspoorten, getuigschriften, aanstellingsbrieven, notariële afschriften
• kopieën van documenten of foto’s
• materiaal dat het stadsarchief of een andere erfgoedinstelling al in de collectie heeft

Inhoudelijke eisen:

• het is Rotterdams;
• het is echt (geen kopie);
• het is nog bruikbaar;
• het heeft informatiewaarde;
• het heeft kwaliteit: volledigheid, samenhang, context, zeldzaamheid, (kunst)historische waarde, cultuurhistorische betekenis; 
• het is representatief;
• het is bijzonder;
• het publiek zal ernaar vragen. 

Overige overwegingen: 

• het materiaal is in orde: het is niet vies of heeft geen schimmel;
• het is geordend;
• het is geschonken aan het stadsarchief met toestemming voor publicatie en hergebruik.

• Collectieprofiel: wat zijn goede aanvullingen op wat we al hebben in onze collectie?
• Trendanalyse: welke veranderingen zijn er in de stad?
• Hotspotmonitor: ingrijpende maatschappelijke gebeurtenissen

Op basis van deze instrumenten maken we een meerjarenplan. Daarin staat welke prioriteiten we stellen voor het verkrijgen van nieuw materiaal.

• Documenten van de gemeente Rotterdam worden automatisch overgebracht naar het stadarchief.
• Via het formulier op de website kunnen mensen aangeven dat zij materiaal willen aanbieden.
• Het stadsarchief benadert zelf ook instellingen, bedrijven of personen of zij materiaal willen afstaan.
• Het stadsarchief koopt materiaal aan en geeft opdrachten tot aankoop.
• De eigenaar van een archief of collectie zorgt dat het wordt geordend, voordat het wordt opgenomen in de collectie.
  Het stadsarchief helpt hierbij.
• Als het stadsarchief besluit dat het materiaal bij de collectie komt, wordt een overeenkomst opgesteld met de aanbieder.
• We proberen om nieuw materiaal uiterlijk na twee jaar openbaar te maken.