Loop om te beginnen het materiaal een keer globaal door om overzicht te krijgen. Noteer de verschillende soorten stukken op een kladblaadje, zoals jaarverslagen, correspondentie, notulen van vergaderingen, financiële stukken, contracten, bedrijfsplannen, reclamemateriaal, etc., Meestal zit er al een globale ordening in het materiaal. Er zijn bijvoorbeeld dossiers gemaakt, of de correspondentie is chronologisch opgeborgen. Het is vaak niet goed om zo’n ordening te wijzigen. Wanneer u toch denkt dat dat beter is, overleg dan met onze medewerkers.
Als er ruimte is, zet dan alvast documenten of dossiers van dezelfde soort bij elkaar. Dan blijft ‘de rest’ vanzelf over. Foto’s, dia’s, geluidsbanden, films en video’s horen ook bij het archief, wanneer ze in opdracht van de organisatie, of door medewerkers of leden zijn gemaakt.
A: Start
B: Selecteren van de documenten
Wanneer u een globaal overzicht hebt gekregen van het archief, kunt u een beslissing nemen over welke documenten bewaard moeten blijven en worden overgedragen aan het Stadsarchief. Bij twijfel over de waarde van een document kunt u in overleg met het stadsarchief bepalen of het van belang is om het betreffende document te bewaren of niet.
Specifieke handvatten bij bedrijfsarchieven en kerkelijke archieven
- Kerkelijke archieven PKN: Handreiking plaatselijk kerkelijk archief (pdf).
- Bedrijfsarchieven: http://infomanagement.nl/onze-dossiers/archiveren/72-het-archief.html
Tabel voor stichtingen en verenigingen
Voor archieven van onder meer stichtingen en verenigingen geeft de tabel hieronder een globaal overzicht weer van documenten die voor permanente bewaring zijn aan te merken en documenten die niet bewaard hoeven te blijven cq. vernietigd moeten worden. Dit overzicht is in aangepaste vorm ook bruikbaar te maken voor andere typen archieven.
| Categorie | Bewaren | Weggooien |
|---|---|---|
| Jaarverslagen | Voltooide jaarverslagen | Verzamelde gegevens voor het jaar verslag |
| Correspondentie | Correspondentie over belangrijke eigen activiteiten | Ter kennisname ontvangen berichten; kerstwensen e.d.; uitnodigingen voor bijeenkomsten die niet bezocht zijn |
| Bestuur | Agenda's, notulen en bijlagen van vergaderingen, naamlijst van bestuursleden en hun zittingsperiode | Presentielijsten; berichten van verhindering; stembriefjes; documenten over benoeming of ontslag |
| Organisatie | Documenten over de oprichting van de organisatie en eventuele subcommissies; statuten, huishoudelijke reglementen; documenten over de wijziging ervan; documenten over opheffing van de organisatie of commissies | |
| Activiteiten | Documenten over de kernactiviteiten | Documenten over routine-activiteiten bijvoorbeeld over kantinebeheer, huishoudelijke dienst, vakantiedata |
| Eigendommen | Koop-, huur- en pachtcontracten van gebouwen en terreinen; technische tekeningen; documenten over verbouwingen | Documenten over meubilair en apparatuur |
| Financiën | Begrotingen; jaarrekeningen; balansrapporten; grootboeken; documenten over ontvangen legaten en subsidies. | Kasboeken; facturen, kwitanties; gegevens over de begroting of de jaarrekening; overzicht van beleggingen; bankafschriften. NB: deze gegevens mogen pas worden vernietigd na afloop van de wettelijke bewaartermijn. Let op: als er geen jaarrekeningen zijn, moeten de kasboeken worden bewaard. |
| Leden | Agenda's, notulen en bijlagen van ledenvergaderingen; ledenlijsten; documenten over onderscheidingen van leden | Presentielijsten; berichten van verhindering; stembriefjes; documenten over de organisatie van de vergaderingen; aanmeldingen en opgezegde lidmaatschappen; enquêteformulieren. |
| Public Relations | Persberichten, krantenartikelen over de eigen organisatie, eigen publicaties als nieuwsbrieven, periodieken, folders, boeken, website | Kopij voor nieuwsbrieven of artikelen. Knipsels, artikelen, tijdschriften of boeken die verzameld zijn maar waarin de organisatie niet specifiek wordt genoemd. |
| Overige categorieën | Documenten over jubilea; documenten over de zorg van het archief; documenten over bijzondere gebeurtenissen (bijvoorbeeld rechtszaken). |
Nadat de historisch relevante documenten zijn geselecteerd, volgt de beschrijving daarvan. U beschrijft geen dozen en ook geen afzonderlijke papieren, maar bestanddelen van het archief. Een bestanddeel kan bijvoorbeeld een dossier zijn, maar ook een serie jaarverslagen, een notulenboek, etc. Een enkele keer kan het voorkomen dat er maar één bestanddeel in een doos past, of dat het bestanddeel uit één vel papier bestaat. Als het bestanddeel niet in één doos past, moet u het óf in twee bestanddelen splitsen, óf verpakken in een grotere doos.
Ieder bestanddeel krijgt een eigen uniek nummer met een eigen beschrijving in de plaatsingslijst. Voor het nummer gebruikt u Arabische cijfers in een doorlopende reeks die niet verder wordt onderverdeeld. Dus niet: 1; 1a; 2; 2.1; 2.2; maar: 1; 2; 3; 4; etc. Ditzelfde nummer zet u op de map. Op de doos schrijft u later welke nummers erin zitten, maar u geeft de doos geen eigen nummer!
Hoe beschrijft u de bestanddelen?
Een beschrijving heeft de volgende elementen: wie, wat, waar, wanneer? Een goede beschrijving kan zijn: “Stukken betreffende het overleg voor de werving van nieuwe leden, 1965”. Een beschrijving als: “Nieuwe leden, 1965” geeft dan te weinig informatie.
Van elk document wordt slechts één exemplaar bewaard. Twee bestanddelen krijgen nimmer dezelfde beschrijving, omdat ze immers niet hetzelfde zijn. Soms is alleen de datering verschillend, maar dat is geen probleem. Vaak staan er teksten geschreven op de ordners of de
dossiermappen, waarmee de inhoud aangegeven wordt. Als de teksten niet te summier zijn kunt u gebruikmaken van die teksten voor het opstellen van de hieronder vermelde plaatsingslijst. Probeer aanduidingen als “varia” of “diversen” te vermijden, die geven geen informatie.
Datering
Achteraan de beschrijving geeft u aan gedurende welke periode de documenten zijn geproduceerd. Het gaat hier dus niet om het onderwerp. Er is bijvoorbeeld in 1965 een artikel geschreven over de oprichting in 1920. De datum die u in dat geval noteert is: 1965.
Soms is het niet mogelijk de datering exact te bepalen. U kunt het dan aangeven als: ca. 1950. Als u helemaal geen schatting kunt maken noteert u: z.j. (zonder jaar).
In de plaatsingslijst worden de afzonderlijke bestanddelen beschreven. Daarnaast dient deze lijst als bijlage bij de overeenkomst van schenking of inbewaargeving. Zo kan er geen misverstand ontstaan over de vraag welke documenten er zijn overgedragen.
U wilt wellicht later iets nazoeken, of u hebt één van de documenten nodig. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren bij een verbouwing of wanneer er een artikel geschreven wordt over de geschiedenis van uw organisatie.
Bij het Stadsarchief Rotterdam zullen onderzoekers onderzoek kunnen doen in uw archief. Zij worden niet toegelaten in het depot, maar krijgen de documenten ter inzage op onze studiezaal. Met behulp van de plaatsingslijst kunnen bezoekers een keuze maken uit de
documenten die zij willen zien.
Indeling van de plaatsingslijst
De plaatsingslijst wordt in kolommen ingedeeld. Meest links staat een nummer, in de tweede kolom de beschrijving, in de derde kolom de vroegste datum en in de vierde kolom de laatste datum. Bij een omvangrijk archief is het overzichtelijker om rubrieken in de plaatsingslijst aan te brengen.
Volgorde van de plaatsingslijst
De belangrijkste documenten horen vooraan. Dit zijn jaarverslagen, verslagen van vergaderingen van besturen, directie, commissarissen, aandeelhouders, e.d.
Vervolgens de documenten waar informatie over veel onderwerpen te vinden is: correspondentie van het bestuur of de directie, algemene correspondentie, e.d.
Daarna documenten die over bepaalde onderwerpen gaan: correspondentie met bepaalde instanties of personen, dossiers over de producten, de activiteiten, de financiën, het gebouw, het personeel, de reclame, e.d.
Achteraan komen eventueel foto’s, geluidsbanden, video’s etc.
Voor de verdere verwerking van de plaatsingslijst door het stadsarchief is het noodzakelijk, dat deze digitaal wordt aangeleverd in een recente versie van Excel.
Voorbeeld van een plaatsingslijst
Nummer
Elk beschrijving krijgt een afzonderlijk nummer. Gebruik alleen Arabische cijfers in een doorlopende reeks die niet verder wordt onderverdeeld. Dus niet: 1; 1a; 2; 2.1; 2.2; maar: 1; 2; 3; 4; enz. De nummers hoeven niet op volgorde te staan, ook niet in de definitieve plaatsingslijst.
Beschrijving
- Maak van de beschrijvingen lopende lopende zinnen, geen losse steek woorden.
- Maak de beschrijvingen niet te gedetailleerd. Vraag je af wat de kern van de zaak is.
- Gebruik geen afkortingen.
- Gebruik voor elke beschrijving slechts één cel in het Excel-document.
Datum
Noteer de datum als dd-mm-jjjj of jjjj. Vul altijd zowel datum vroegst als datum laatst in.
Hieronder vindt u een voorbeeld van een plaatsingslijst.
| Nummer | Beschrijving | Datum vroegst (dd-mm-jjjj) | Datum laatst (dd-mm-jjjj) |
|---|---|---|---|
| 1 | Notulen van vereniging het Tennisracket | 01-06-1983 | 01-08-1995 |
| 2 | Rapport van onderzoek naar het gebruik van faciliteiten op het tennisveld | 1996 | |
| 3 | Bouw- en situatietekeningen voor uitbreiding van het clubgebouw | 01-07-1983 | 02-08-1997 |
| 4 | Bouwtechnisch inspectierapport van het clubhuis | 1986 |
Voor toekomstig gebruik van de archiefstukken is het nuttig om extra informatie te hebben over het archief en de organisatie en/of de personen die het archief gevormd hebben. De plaatsingslijst wordt daarom vergezeld van een toelichting. Het gaat hierbij om:
• De officiële naam, de functie, de taken of het soort organisatie.
• Een korte geschiedenis.
• De oprichtingsdatum en eventuele voorgangers, fusies, afsplitsingen.
• Is het archief volledig? Zo nee, wat ontbreekt er en wat is de reden daarvan?
• Zit er privacygevoelig materiaal in het archief (i.v.m. de openbaarheid)? Zo ja, welke nummers zijn dat?
Wanneer u in beschrijvingen een afkorting of een bijnaam gebruikt die in zwang is in uw organisatie, vertaal die dan voor de lezer.
Probeer tot slot de plaatsingslijst te lezen met de ogen van een buitenstaander. Zal die begrijpen wat u bedoelt?
De toelichting is verdeeld over vijf velden, die het liefst allemaal door u worden ingevuld. Hieronder treft u een voorbeeld aan.
| Begrip | Uitleg | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Samenvatting van de inhoud | Een samenvatting van maximaal 50 woorden over de inhoud van het archief. In zo min mogelijk overlap met de overige 4 velden | Dit is het archief van mediabedrijf X. Dit archief is ontstaan in 2000 toen de archiefvormer het bureau oprichtte. Het archief betreft niet alleen bedrijfszaken, maar ook vakantiefoto's en correspondentie met familieleden. Na overlijden in 2014 werd het archief door de zoon overgedragen. |
| Taal en schrift | De taal waarin de archiefstukken staan. | Alle documenten zijn in het Nederlands, behalve de correspondentie met de Engelse partner. Die documenten zijn in het Engels opgesteld. |
| Geschiedenis van de archiefvormer | Ontstaan, taken, doelstelling van de archiefvormer, ofwel de instantie of persoon die door activiteiten archief maakt. | De vereniging x werd te Rotterdam opgericht in 2003 en had vanaf het begin het doel te spelen tegen befaamde spelers uit de hele wereld. De hoogtijdagen waren van 2010-2013. 5000 Rotterdammers waren lid en beroemde wedstrijden werden gewonnen. Naast de wekelijkse oefeningen, organiseerde de vereniging uitjes naar tennisvelden over de hele wereld. Omdat het aantal leden terugliep, werd de vereniging kleiner totdat opheffing in juni 2014 volgde |
| Geschiedenis van het archief | Beschrijf hoe de documenten voor overdracht werden beheerd. Denk aan bestandsformaten, gebruikte hardware en software. | Vanaf 1990 was het archief in beheer bij opeenvolgende secretaresses. Niet allemaal ordenden ze het archief even goed. De eerste documenten werden opgeslagen in wordperfect en werden daarna gemigreerd naar doc. Foto's zijn altijd opgeslagen in jpeg. |
| Geschiedenis van de ordening en beschrijving | Ordening en beschrijving | De correspondentie van het verenigingsarchief werd geordend in digitale mappen per letter van het alfabet in een mappenstructuur. Alle andere stukken werden op datum in de mappenstructuur opgeborgen. Ieder mapje kreeg een jaartal als naam. Dit systeem is tot juni 2008 gebruikt. |
Om de archiefstukken bij het Stadsarchief duurzaam te kunnen bewaren moet het archief materieel verzorgd worden overgedragen.
Wat moet u doen bij de materiële verzorging?
- Stofvrij maken.
- Verwijderen van alle ijzerwerk, karton, ordners, memobriefjes, plastic hoesjes en mapjes en elastiekjes. Let ook op nietjes die in gevouwen brochures zitten!
- Controleren op schimmel, aantasting door ongedierte, verzuring en ernstige beschadigingen.
- Verpakken in zuurvrije mappen of voorzien van zuurvrije stroken.
- Verpakken in zuurvrije dozen.
Het verpakkingsmateriaal is verkrijgbaar bij het Stadsarchief.
Het archief wordt overgedragen in archiefdozen en verpakt in zuurvrije mappen, volgens de richtlijnen van het stadsarchief. U krijgt een demonstratie 'verpakken' op het moment dat het verpakkingsmateriaal verstrekt wordt.
Bij constatering van schimmel en/of ongedierte kunt u uw contactpersoon van het Stadsarchief waarschuwen. U kunt hetzelfde te doen als u in het archief bijvoorbeeld beeld en geluid aantreft, dat zich nog op niet digitale, dus verouderde dragers bevindt.
Contact
Hebt u vragen, mail dan naar: acquisitiedv@rotterdam.nl.