Bruiklenen

Aanvraag

1. Een bruikleen vraagt u minimaal 3 maanden van tevoren per brief of per mail aan. De bruikleenperiode gaat in op de dag dat u het object heeft ontvangen, en eindigt als het object weer terug is op het stadsarchief.

2. Bij uw aanvraag moet het specifieke documentnummer van elk aangevraagd object staan, bestaande uit een toegangsnummer en inventarisnummer.

3. Hoelang u het object mag lenen hangt af van de klimatologische omstandigheden op zaal en van de conditie van het object.

4. Een aanvraag bevat een facility report van de tentoonstellingsruimtes. Als de bruikleennemer geen facility report heeft, zal er een overzicht van de klimatologische omstandigheden toegestuurd worden met daarin:

• de temperatuur op zaal.
• de relatieve luchtvochtigheid.
• de hoeveelheid microwatts ultraviolet licht per lummen.
• de hoeveelheid lux.

5. Als u die heeft, stuurt u een recent overzicht van het klimaat op zaal.

6. De bruikleenperiode kan verlengd worden als:

• u minstens een maand voor het aflopen van de oorspronkelijke periode per mail om verlenging heeft gevraagd.
• het geleende object in goede staat is.
• een langere belichtingsduur niet leidt tot ongewenste schade.
• u een nieuw bewijs van verzekeren stuurt voordat de oorspronkelijke bruikleenperiode voorbij is.

Transport

7. Het stadsarchief bepaalt hoe het object wordt verzonden. De kosten van het transport van de objecten zijn voor rekening van de aanvrager.

8. Het stadsarchief controleert of het transport voldoet aan de gestelde voorwaarden:

• De laadruimte is vrij van vocht, geuren, stof, vuil, plaagdieren, schimmel of materialen die kunnen leiden tot ongewenste besmettingen/vervuiling.
• Als het nodig is, zal het object worden vervoerd door gekwalificeerde art handlers.

9. Het stadsarchief bepaalt hoe het object wordt verpakt. Als het object teruggaat, moet het op dezelfde manier worden verpakt, tenzij u daar andere afspraken over gemaakt hebt.

10. Het stadsarchief mag gebruik maken van een koerier. Bij een digitaal object wordt er gebruik gemaakt van een videoverbinding tijdens de belangrijke hanteermomenten, zoals bijvoorbeeld het uit- en inpakken en het in de vitrine plaatsen.

11. Het plaatsen van de objecten (in een vitrine of aan de muur) gebeurt onder toezien van de koerier, tenzij anders afgesproken. De uitgeleende objecten mogen tijdens de bruikleenperiode niet gehanteerd worden zonder overleg met het Stadsarchief. Als objecten in een vitrine geplaatst worden, geldt dit ook voor het openen en sluiten van de vitrine.

12. In geval van calamiteiten, waarbij schade kan ontstaan aan het object, is het hanteren van de objecten wel toegestaan. 

13. Als uitgeleende objecten niet worden geëxposeerd, moet u dit het stadsarchief zo snel mogelijk laten weten. Er wordt dan een afspraak gemaakt over het terugsturen.

Condities

14. Het stadsarchief stelt ter controle een conditierapport op van de stukken. Daarna kunnen de stukken worden geëxposeerd.

• Ingelijste objecten mogen niet uit de lijsten worden verwijderd.
• Niet-ingelijste objecten mogen alleen in gesloten vitrines worden geëxposeerd. De vitrine moet onmiddellijk na plaatsing van de objecten worden gesloten.
• De vitrines zijn niet gemaakt van materialen die schadelijke emissies uitstoten (voorbeelden zijn eikenhout, standaard MDF).
• In de vitrines worden geen hittebronnen geplaatst, zoals verlichting of tablets.
• Het stadsarchief mag dataloggers in de vitrines plaatsen.
• Fotografie met flits is verboden.
• Het maken van boeksteunen, passe-partouts en inlijsting wordt gedaan door en in het stadsarchief. In overleg kunnen eigen lijsten of afwijkende materialen worden aangeleverd door de bruikleennemer.

15. De objecten mogen slechts worden geëxposeerd onder de volgende klimatologische voorwaarden en condities:

• De relatieve luchtvochtigheid mag niet lager zijn dan 45% en niet hoger dan 55%.
• De temperatuur moet zo stabiel mogelijk zijn en beweegt zich maximaal tussen 18 en 23° C.
• De lichtsterkte waaraan de objecten worden blootgesteld bedraagt niet meer dan 50 lux.
• Ultraviolette straling blijft onder 75 microwatt per lumen.
• Op de objecten mag geen schaduw vallen.
• De objecten moeten worden beschermd tegen schadelijke stoffen, schimmels en ongedierte, vocht en vuil.

16. Tijdens openingstijden moet er bewaking in het gebouw aanwezig zijn. De gebouwen zijn ook buiten de openingstijden beveiligd tegen diefstal, brand, inbraak, vermissing en beschadiging.

17. Het stadsarchief stelt voor elk uitgeleend object een conditierapport op, waarin de conditie van het object aan de hand van recente foto’s wordt vastgelegd. Met dit rapport wordt de conditie van elk object gecontroleerd op de volgende momenten:

• Voorafgaand aan transport.
• Na aankomst bij de bruikleennemer.
• Na afloop van de tentoonstelling, maar voor het retourtransport.
• Na retour in het Stadsarchief.

18. Bij overhandigen van de bruikleen, op locatie Stadsarchief Rotterdam, wordt een transportformulier ondertekend door de transporteur.

Verzekering

19. U moet de objecten laten verzekeren tegen verlies en diefstal tijdens het vervoer en voor de duur van de uitleenperiode. Het stadsarchief bepaalt de verzekeringswaarde.  

20. De verzekering is op basis van een Nederlandse ‘all-risk’ overeenkomst. Uiterlijk een week voor de uitleenperiode toont u een afschrift of bewijs van verzekering aan het stadsarchief. 

21. Als uw verzekering bepaalde risico’s niet dekt, blijft u aansprakelijk voor schade als gevolg van dergelijke risico’s.

22. U deelt met anderen geen informatie over de verzekerde waarde, tenzij dit bekend gemaakt moet worden.

23. U geeft inzage in de polissen en toont kwitanties, als het stadsarchief daarom vraagt.

Verwijzing en reproductie

24. Bij het object bent u verplicht te melden dat het geleend is van het stadsarchief. In catalogi, bijschriften en op andere voor het publiek bestemde aanwijzingen vermeldt u het object altijd als volgt: ‘Collectie Stadsarchief Rotterdam’ met {toegangsnummer_inventarisnummer}.

25. U schenkt een exemplaar van de tentoonstellingscatalogus aan het stadsarchief.

26. De objecten mogen niet in een andere samenstelling worden gebruikt of op een andere wijze worden openbaar gemaakt, verveelvoudigd of verspreid dan waarvoor toestemming is verleend.

27. De aanvrager vrijwaart Stadsarchief Rotterdam voor alle aanspraken van derden.

28. De objecten mogen niet worden gefotografeerd, gekopieerd of op andere wijze gereproduceerd, tenzij het stadsarchief of auteursrechthebbende toestemming geeft.

29. De aanvrager vermeld altijd de bron en naam van de auteursrechthebbende. Tenzij dit niet bekend is.

Algemene bepalingen

30. Als niet wordt voldaan aan de condities, zoals genoemd in artikel 15 en 16, dan mag het stadsarchief de uitgeleende objecten direct terughalen. Het stadsarchief mag metingen doen en controles uitvoeren.

31. De gemeentearchivaris van Rotterdam als vertegenwoordiger van het stadsarchief of een gemachtigde mag de uitgeleende objecten altijd gratis bekijken.

32. Als niet wordt voldaan aan bepaling artikel 26 en er daardoor schade ontstaat, dan mag het stadsarchief u aansprakelijk stellen.

33. Als objecten vermist of beschadigd zijn, of dat op een andere manier dit reglement niet wordt nagekomen, moet u dit gelijk laten weten aan het stadsarchief. U betaalt kosten voor het herstellen van een object, of het maken van een facsimile. Het herstel of het maken van een facsimile mag pas worden uitgevoerd na akkoord van de gemeentearchivaris van Rotterdam.

34. Door bovenstaande bepalingen hebt u geen recht op restitutie of vergoeding van schade - reeds geleden of nog te lijden, uit welke oorzaak ook ontstaan.

35. U aanvaart alle verantwoordelijkheid en risico die horen bij het beheer van de objecten.

36. De wettelijke bepalingen ten aanzien van uitgeleende objecten zijn van kracht, tenzij er in dit uitleenreglement ervan af wordt geweken.

37. Op de bruikleenovereenkomst en dit reglement, alsmede op de totstandkoming en interpretatie, is Nederlands recht van toepassing. 

38. Alleen de rechter te Rotterdam is bevoegd een uitspraak te doen over geschillen die voortvloeien uit dit reglement of op de bruikleenovereenkomst.