U kunt maximaal 3 scans per dag aanvragen.
We willen er zeker van zijn dat alle gevraagde scans binnen een maand online staan.

• De scans van de archiefstukken staan binnen een maand online. U krijgt een e-mail als het op de website staat.
• Soms lukt het niet binnen een maand. Bijvoorbeeld omdat een stuk eerst gerestaureerd moet worden. Dan krijgt u daarvan bericht. 

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom het stadsarchief van archiefstukken geen scans maakt.
De meest voorkomende redenen zijn:

Het archiefstuk is groter dan A3

Het stadsarchief kan documenten scannen van maximaal A3-formaat. Digitalisering van sommige folianten en uitzonderlijke maten van registers en boeken kan daarom niet. Vaak kunnen we wel een foto maken met een camera. Maar dit kost veel tijd en is en daarom niet gratis.
Zie daarvoor het tarievenoverzicht voor fotografie.

We willen een archiefstuk altijd in zijn geheel digitaliseren: de randen van het stuk moeten op de scan te zien zijn. Heel soms digitaliseren we een pagina waarvan alleen de tekst zichtbaar is. U krijgt van ons de garantie dat er geen tekst verloren is gegaan in zo'n bijzonder geval.

Het archiefstuk is beperkt openbaar

Of een document openbaar is of niet, is wettelijk geregeld. Het gaat onder meer om de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de wet op het Auteursrecht en het notariaat. Documenten die volgens de wet niet openbaar zijn mag het Stadsarchief niet digitaliseren en online publiceren.

Het archiefstuk is jonger dan 100 jaar 

Archiefstukken bevatten vaak persoonsgegevens. Volgens de huidige wetgeving (AVG) mag het Stadsarchief geen (bijzondere) persoonsgegevens van nog levende personen digitaliseren en online plaatsen. Bij archieven die minder dan 100 jaar oud zijn kunnen de stukken persoonsgegevens bevatten van nog levende personen. Het is voor het Stadsarchief niet mogelijk om dit voor elke aanvraag te controleren. Daarom kunt u van deze stukken geen scans aanvragen.

Het archiefstuk verkeert in een slechte staat waardoor digitaliseren niet kan

Het komt ook voor dat archiefstukken beschadigd zijn of door vocht zijn aangetast. Dan moeten de stukken eerst gerestaureerd worden. Totdat de restauratie klaar is, kunnen de stukken niet worden gedigitaliseerd.

Charters (met of zonder zegel)

Charters zijn oorkonden op perkament, vaak voorzien van een zegel. Deze zijn kwetsbaar en vereisen een speciale aanpak bij de digitalisering. Ze kunnen daarom niet via deze gratis scanservice worden gedigitaliseerd.

Foto’s, films en gedrukt werk

Bij veel foto's, films en gedrukt werk is er sprake van auteursrecht. Het kost te veel tijd om per document te controleren op auteursrecht. Daarom scant het stadsarchief dergelijke materialen niet gratis. Beeldmateriaal dat al digitaal en geen auteursrecht heeft, kunt u vinden en downloaden via ons zoeksysteem.

Archiefstukken van private partijen

Stadsarchief Rotterdam heeft veel archieven in bruikleen van bedrijven, kerkgenootschappen, families en andere partijen. Zij zijn zelf eigenaar van hun archiefstukken. U kunt daarom geen digitale versie van die archieven aanvragen. Deze archieven zijn op de website te herkennen aan het kenmerk 'particulier'.

Archieven van andere gemeentes

Een aantal gemeentes uit de regio heeft de archieven bij Stadsarchief Rotterdam ondergebracht. Zij blijven daarbij zelf eigenaar van hun archieven. Digitaliseren op verzoek is voor deze archieven op dit moment niet beschikbaar.

Op dit moment is bij de archiefstukken van meer dan 300 archieven de bestelknop te vinden. Dit zijn vooral de oude archieven van de stad Rotterdam en de oude archieven van voormalige gemeenten die inmiddels bij de gemeente Rotterdam horen.

Ook archieven van gemeentelijke instellingen die meer dan 100 jaar oud zijn, zoals de brandweer en de postmeester, kunnen aangevraagd worden. 

Tenslotte zijn er geschonken archieven van families en bedrijven waarvan ook scans besteld kunnen worden.

De ondergenoemde archieven zijn helemaal of bijna helemaal gescand en op onze website gepubliceerd. Enkele stukken uit deze toegangen zijn niet digitaal. Dat is bijvoorbeeld omdat ze een bijzonder formaat hebben dat niet op de scanners past. Of omdat ze nog niet openbaar zijn.

• 1-02        Doopregisters, Trouwregisters, Begraafregisters Rotterdam (DTB)

• 15            Oud Rechterlijk Archief van Rotterdam

• 17            Rotterdamsche Gilden 

• 19            Laanarchieven van Rotterdam en Cool

• 20-02     Archief van de Koninklijke Nederlandse Natuurhistorische Vereniging afd. Rotterdam

• 21            Archief Vereeniging Rotterdamsche Diergaarde

• 22            Archief van het Leprooshuis of Proveniershuis Rotterdam

• 68            Archieven van de firma's Coopstad & Rochussen, Ferrand Whaley & Jan Hudig

• 82            Familiepapieren Van Berckel 

• 95            Archief van de commissie van het ziekenhuis voor aan syphilis lijdende vrouwen
   
• 97            Het Nederlandsche Roode Kruis, afdeling Rotterdam, mannen- en vrouwencomité
   
• 100          Geneeskundig Genootschap onder de zinspreuk "Disce docendus adhuc quae censet amiculus"
   
• 101          Commissie tot ondersteuning van behoeftige pokleiders te Rotterdam
   
• 106          Plaatselijke commissie voor Geneeskundig Toevoorzicht
   
• 215          Comité Belgische Vluchtelingen
   
• 216          Archief van de Algemene Commissie tot Steun
   
• 222          Commissie van Erkentenis voor de strijders op de Citadel van Antwerpen
   
• 224-02  Archief van de Nieuwe Sociëteit van Voorzorg
   

• 230-01  Archief van het Pest- en Dolhuis

• 231       Archief van de Havenmeester van Rotterdam

• 235       Vereeniging tot uitbreiding van het Godsrijk in en buiten Delfshaven

• 318-04  Holland-Amerika Lijn (HAL), Passagestaten A

• 340        Het Gezelschap De Kapotjas

• 343        Archief van het Tucht- en werkhuis

• 358        Archieven van de Krijgsraad van de Gewapende Burgermacht en van de Schutterij

• 365-01  Archief van het  Heilige Geesthuis te Rotterdam

• 368       Ledenvereniging Het Metalen Kruis afdeling Rotterdam

• 369       Brandweer te Rotterdam, Kralingen en Delfshaven

• 385       Archief van de Postmeester

• 402       Commissie voor de Viering van het Eeuwfeest van de Nederlandse onafhankelijkheid

• 494-03  Secretarieafdeling Bevolking Rotterdam, bevolkingsboekhouding (1830) 1850-1940 

• 494-07  Secretarieafdeling Bevolking Rotterdam, geneeskundige verklaringen van overlijden

• 659       Genootschap tot zedelijke verbetering der gevangenen

• 695       Archivalia betreffende geneeskundige aangelegenheden Gemeentesecretarie

• 696       Subcommissie voor de Cholera

• 999-01  Burgerlijke Stand Rotterdam, geboorteakten 1811-1920

• 999-06  Burgerlijke Stand Rotterdam, huwelijksakten 1811-1945

• 999-09  Burgerlijke Stand Rotterdam, overlijdensakten 1811-1970

• 1011      Academie van Beeldende Kunsten en Technische Wetenschappen (Tekengenootschap Hierdoor tot Hooger)

• 5038     Archief van het Ambacht Rozenburg 1724-1811

Deze lijst wordt geregeld aangevuld.