Per gemeente, waterschap of regio-organisatie verschilt het aansluiten op het E-depot. Dat komt onder andere door:
Voor een goed aansluittraject moet de organisatie een aantal onderwerpen rond de aansluiting nalopen met het stadsarchief.
Vervolgens worden er daarna afspraken voor de overdracht vastgelegd,
Metadata is data over informatie. Bijvoorbeeld data over wie een bepaald document heeft opgesteld, waar het is uitgegeven en in welk jaar.
Metadata maken het zoeken makkelijker, maar helpen ook te na gaan wie de informatie heeft bewerkt, of wanneer een document officieel is vastgesteld. Dit is belangrijk om verantwoording te kunnen afleggen. Daarnaast wordt in metadata vastgelegd wanneer informatie vernietigd mag worden en welke beperkingen gelden voor de raadpleging. Metadata kunnen tevoren worden bepaald en op verschillende momenten worden toegevoegd. Dit is en blijft mensenwerk. Hoe meer echter een proces gestructureerd is, hoe meer metadata automatisch al kunnen worden toegevoegd.
In het aansluittraject is het van belang om als aan te sluiten partij in een vroeg stadium al naar het metadata-model te kijken. Mogelijk staan er metadata op die niet aangeleverd kunnen worden (omdat dat kenmerk nog niet vastgelegd wordt in een systeem bijvoorbeeld). Hoe eerder je dit soort punten ontdekt, des te sneller kunnen de metadata aangepast worden om te zorgen dat het kenmerk wel in het systeem komt. Het is handig om in een vroeg stadium met het stadsarchief te overleggen over de impact van de ontbrekende gegevens op de definitieve aansluiting.
Maar het kan ook heel goed zijn dat er meer metadata vastgelegd moet worden dan op de lijst staan, zoals:
De metadata die niet in het metadata-model staan, maar voor een organisatie wel nodig zijn om hun informatie toegankelijk te houden noemt het stadsarchief "agency specifiek" metadata. Ook over deze metadata moeten afspraken met het stadsarchief worden vastgelegd.
Hieronder staat documentatie die van pas komt bij de voorbereiding op aansluiting.
Is uw organisatie van plan om digitale informatie naar het E-depot over te brengen of wilt u eerst meer weten?
Stuur ons een reactie via de knop 'Contact'.