Toezicht op informatiehuishouding

Volgens de Archiefwet 1995 moet het college van burgemeester en wethouders zorgdragen voor de informatie die de gemeente ontvangt en maakt.

Wat er daarvoor geregeld moet worden, is vastgesteld door de gemeenteraad in de Archiefverordening Rotterdam 2017.
In de verordening is de zorg van het college voor het beheer van de informatie en het interne toezicht daarop vastgelegd.

In artikel 10 van de verordening staat dat de gemeentearchivaris verantwoordelijk is voor toezicht op beheer van informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Volgens artikel 11 kan de gemeentearchivaris de uitvoering van dat toezicht opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers. Binnen de gemeente Rotterdam zijn dat de medewerkers van het team toezicht.

Het team toezicht op de informatiehuishouding:

  • voert onafhankelijk en systematisch inspecties en onderzoeken uit naar de kwaliteit en de effectiviteit van de informatiehuishouding;
  • geeft voorlichting over relevante wet- en regelgeving en andere vakinhoudelijke onderwerpen;
  • ondersteunt de gemeentearchivaris bij het geven van formeel advies en goedkeuring;
  • geeft waar nodig aanbevelingen om de informatiehuishouding te optimaliseren.

Dat doet team toezicht overigens niet alleen voor de gemeente Rotterdam, maar voor meer overheidsorganen. Bijvoorbeeld:

  • Gemeente Lansingerland
  • De gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk
  • Waterschap Hollandse Delta
  • DCMR Milieudienst Rijnmond
  • Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond
  • Metropoolregio Rotterdam-Den Haag

Daarnaast heeft toezicht een actieve rol in de ontwikkeling van het vakgebied. Dit doet het team door onder andere samen te werken met instituten en partners als de KVAN (Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland), Kenniscommunity Informatie en Archief (KIA) en toezichthouders van andere overheidsorganisaties.

Onze aanpak is gebaseerd op 2 algemeen geaccepteerde modellen:

  • Kwaliteitsmodel archiefinspectie (6 stappen, gepubliceerd op KIA), dat bijdraagt aan een systematische en gedisciplineerde aanpak van inspectie-onderzoeken:
  1. Planning
  2. Vooronderzoek
  3. Veldwerk
  4. Rapportage
  5. Evaluatie
  6. Follow-up
  • PDCA-cyclus van Deming (4 stappen), algemeen gebruikt hulpmiddel voor kwaliteitsmanagement en probleemoplossing dat ook binnen de gemeente Rotterdam breed wordt ingezet:
  1. Plannen
  2. Doen
  3. Controleren
  4. Actualiseren

Toezicht werkt op basis van een door de gemeentearchivaris goedgekeurd jaarplan. Inspecties en onderzoeken worden ruim van tevoren aangekondigd, uitgevoerd in overleg met direct betrokkenen, en na hoor en wederhoor afgerond met een formeel verslag, waarin eventuele risico’s worden benoemd en zo nodig aanbevelingen worden gedaan ter verbetering.

Het team bestaat uit 3 toezichthouders:

  • Jacqueline Schuurman Hess
  • Edith Bloemendal
  • Willem van Schie

Wilt u contact opnemen, stuur dan een mail naar _DV_Toezicht@rotterdam.nl.

Gebouw van het stadsarchief aan de Hofdijk

Wij zijn gehuisvest in het stadsarchief, Hofdijk 651, 3032CG Rotterdam.