De gemeentearchivaris doet tweejaarlijks verslag aan het college van Burgemeester en Wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Rotterdam. Daarnaast stelt de gemeente sinds 2021 zelf een verslag over de informatiehuishouding op.
Toezicht op de informatiehuishouding brengt namens de gemeentearchivaris verslagen uit aan diverse organisaties in de regio.
Verslag van de gemeentearchivaris over het uitgevoerde toezicht op het informatiebeheer in Rotterdam in 2021
Verslag collegiaal toezicht bij het Stadsarchief Rotterdam op grond van de Archief KPI's van de VNG
Verslag van de archivaris van de gemeente Rotterdam in 2020.
Overheden voeren veel taken uit in samenwerking met andere organisaties, waarbij ze keteninformatisering gebruiken. Ze archiveren in ketens, zonder dat helder is wie verantwoordelijk is voor het beheer, de vernietiging en de overbrenging van de informatie.
De gezamenlijke inspecties hebben onderzoek gedaan naar archivering binnen de informatieketen van de omgevingsvergunning. In het rapport wordt geconstateerd dat de verantwoordelijkheden in de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) en de archiefwetgeving duidelijk geregeld zijn. Op afsprakenniveau moet er in de keten echter nog veel gebeuren. Daarnaast bestaan er wel vastgestelde selectielijsten, maar zijn de bewaartermijnen in de keten niet overal op elkaar afgestemd. Daarnaast kan de duurzame toegankelijkheid in deze keten nog verbeterd worden.
De inspecties doen aanbevelingen aan bevoegde gezagen, omgevingsdiensten, de minister van Infrastructuur en Milieu en andere betrokkenen voor de inrichting van het informatiebeheer in de Omgevingswet, die in 2024 van kracht werd.
De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, Toezicht op de informatiehuishouding Rotterdam en het interbestuurlijk toezicht van Provincie Noord-Brabant hebben onderzoek gedaan naar de archivering van informatie die wordt opgebouwd bij de integrale casusaanpak door de Regionale Informatie en Expertisecentra (RIEC’s).
De RIEC's zijn geen overheidsorganen en zijn daarom ook geen zorgdragers volgens de Archiefwet. De informatie die door de bureaus wordt ontvangen of opgemaakt, valt echter wel onder de Archiefwet. Zij voeren hun taken immers uit in het verlengde van taken van de convenantpartners, die alle overheidsorganen zijn uit verschillende bestuurslagen. De inspecties constateren dat de verantwoordelijkheden voor archivering bij de RIEC’s niet duidelijk zijn. Hoewel er een uniforme procesbeschrijving is voor de integrale casusaanpak, variëren de afspraken over de archivering per RIEC. Daarnaast blijkt uit het onderzoek dat in deze keten het selectie-instrumentarium ontbreekt. De archieven die door de RIEC’s worden gevormd, zijn in geen enkele selectielijst opgenomen. Dit betekent dat deze informatie formeel niet vernietigd mag worden. Tot slot is gebleken dat het centrale informatiesysteem niet is ingericht op duurzame bewaring van archiefbescheiden.
De gezamenlijke inspecties hebben de minister van Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media aanbevolen ervoor te zorgen, dat de nieuwe Archiefwet ook geldt voor samenwerkingsverbanden van of met overheidsorganen, die zelf geen overheidsorgaan zijn. Deze aanbeveling is overgenomen. Daarnaast zijn aanbevelingen gedaan aan het ministerie van Justitie en Veiligheid over verbeteringen van het archiefbeheer in de informatieketen van de RIEC. Het rapport is aangeboden aan de hoofden en voorzitters van de Stuurgroepen RIEC, IPO en VNG. Een werkgroep is met de opvolging van de aanbevelingen aan de slag gegaan.