De informatiehuishouding bij de overheid is niet altijd op orde. Met inspecties brengt team toezicht in kaart welke stappen er genomen moeten worden om de kwaliteit te verbeteren.
Team toezicht biedt een aantal inspecties aan de gemeente Rotterdam en aan andere organisaties, omdat die bijvoorbeeld een dienstverleningsovereenkomst met het stadsarchief hebben. Welke inspecties voeren we uit, welke resultaten levert dit op en wat zijn de voorwaarden?
Aan de hand van het INK-model lichten we een hele organisatie of onderdeel daarvan door op rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van de informatiehuishouding.
Om gemeenten bij de zorg over en het beheer van archieven te ondersteunen, heeft de VNG Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) ontwikkeld. Dit op basis van de eisen die aan de gemeente gesteld worden door de archiefwetgeving.
Bij de archief KPI's horen vragen. Uit het beantwoorden daarvan blijkt of de gemeente aan de eisen van wet- en regelgeving voldoet.
Team toezicht rapporteert over deze KPI’s, trekt op basis daarvan conclusies en doet waar nodig aanbevelingen.
De archief KPI’s bieden tevens een kapstok voor het verslag dat het college van B&W jaarlijks uitbrengt aan de gemeenteraad ter verantwoording van haar zorgtaken in het kader van de Archiefwet 1995. Dat verslag kan gebruikt worden voor de verantwoording aan de interbestuurlijk toezichthouder, de provincie Zuid-Holland.
Bij een thema-inspectie onderzoekt team toezicht een aspect van het informatie- en archiefbeheer bij meerdere organisatieonderdelen. Hierbij valt te denken aan instrumenten of handelingen die zorgen voor de duurzame toegankelijkheid van informatie. Een voorbeeld van een thema is websitearchivering.
Team toezicht kan inspecties uitvoeren met een bijzondere focus, bijvoorbeeld:
Team toezicht wordt in geval van nieuwe ontwikkelingen en projecten liefst zo vroeg mogelijk betrokken ('toezicht by design'), zodat eisen aan de voorkant kunnen worden meegegeven.
Een monitor informatiehuishouding is een korte vragenlijst die inzicht biedt in de kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer. Het gaat hierbij vooral om de rechtmatigheid van het beheer. Ter voorbereiding vult de organisatie de vragenlijst in, die tijdens een bezoek van de inspectie gezamenlijk wordt doorgenomen en zo nodig getoetst.
Tijdens de inspecties past team toezicht 'hoor en wederhoor' toe.
Van elke inspectie maakt team toezicht een verslag, met daarin geconstateerde risico’s en eventuele aanbevelingen, waarmee de informatiehuishouding kan worden verbeterd. Het verslag wordt doorgenomen met de verantwoordelijke voor het informatie- en archiefbeheer van de organisatie.