Wet- en regelgeving

Archief- en informatiebeheer bij (lokale) overheden is gehouden aan een netwerk van wet- en regelgeving, gericht op het waarborgen van de goede, geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden (bron: Archiefwet, artikel 3).

Specifieke - op de informatiehuishouding gerichte - wet- en regelgeving staat los van elkaar, maar tegelijkertijd ook in verband met bijvoorbeeld overige wetten, verordeningen, normen, standaarden en lokaal beleid. Deze richten zich op één of meer elementen van deze regelgeving, zoals ordening, duurzame toegankelijkheid, inrichting en uitvoering van het informatiebeheer etc.

De Archiefwet 1995

De Archiefwet is de belangrijkste wet voor de informatiehuishouding van de Nederlandse overheid. Deze wet regelt dat Archiefbescheiden (dus: overheidsinformatie) na verloop van tijd openbaar toegankelijk wordt. De wet is relevant vanaf het moment dat die archiefbescheiden door een overheidsorganisatie worden gemaakt. De vorm daarvan is niet relevant: het geldt dus voor de e-mail die door de overheid is verzonden. Maar bijvoorbeeld ook voor eeuwenoude stadsrechten die op papier in een archiefbewaarplaats worden bewaard.

De belangrijkste bepaling van de Archiefwet is dat Nederlandse overheden hun archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat moeten brengen, houden en bewaren, zodat de archiefbescheiden eenvoudig te vinden en te raadplegen zijn. Overheden moeten tijdig zorgen voor vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen. En archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen (maar voor bewaring), moeten worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats, waarna die informatie openbaar wordt.

In de Archiefwet 1995 staan onder andere regels voor:

  • de materiële verzorging en toegankelijkheid van archiefbescheiden (hoe makkelijk de informatie is in te zien)
  • het bewaren en vernietigen van informatie
  • het vervangen van archiefstukken door reproducties (bijvoorbeeld een scan of kopie)
  • het uitlenen of in eigendom overdragen van archiefstukken aan derden (andere overheidsorganisaties, dienstverleners enzovoort)
  • het overbrengen van informatie naar een archiefbewaarplaats zoals Stadsarchief Rotterdam
  • de openbaarheid van archiefbescheiden

In 2011 is er ook een 'Memorie van Toelichting' geschreven. Deze vindt u op de website Officiële bekendmakingen.

Het Archiefbesluit 1995

Het Archiefbesluit 1995 is de belangrijkste uitvoeringsregeling van de Archiefwet. In principe gaat het Archiefbesluit in op dezelfde onderwerpen als de Archiefwet, maar geeft meer gedetailleerde regels. Regels voor bijvoorbeeld:

  • Het opstellen en vaststellen van selectielijsten
  • Het vervangen van archiefstukken door reproducties
  • Het in eigendom overdragen van overheidsarchieven (vervreemding)
  • Archiefbeheersregels
  • Voldoende en deskundig personeel, waaronder archiefbeheerders
  • Voldoende archiefruimte

Het Archiefbesluit 1995 vindt u op de website Overheid.
De Nota van Toelichting staat op de website Officiële bekendmakingen.

De Archiefregeling

De Archiefregeling geeft nadere uitwerking aan de artikelen 11 (duurzaamheid), 12 (ordening en toegang) en 13 (archiefruimten en -bewaarplaatsen) van het Archiefbesluit. De regeling bevat ook normen en standaarden voor materialen en archiefruimtes en bestaat uit 8 hoofdstukken (met een uitgebreide toelichting):

  1. Algemeen
  2. Duurzaamheid archiefbescheiden
  3. Geordende en toegankelijke staat (digitale) archiefbescheiden
  4. Algemene voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten
  5. Bijzondere voorschriften voor de bouw en inrichting archiefruimten
  6. Bijzondere voorschriften voor de bouw en inrichting archiefbewaarplaatsen
  7. Ontheffingen
  8. Slot- en overgangsbepalingen

De complete Archiefregeling vindt u op de website Overheid.
De Memorie van Toelichting op de archiefregeling vindt u op de website Officiële bekendmakingen.

Archiefverordening Rotterdam 2017

De Archiefwet stelt dat het college van burgemeester en wethouders zorgdraagt voor de archiefbescheiden van de gemeente Rotterdam, overeenkomstig een door de gemeenteraad vastgestelde verordening, die aan gedeputeerde staten wordt meegedeeld. In deze Archiefverordening wordt naast de bestuurlijke verantwoordelijkheid ook het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden geregeld.

De complete Archiefverordening Rotterdam 2017 vindt u op de website Overheid.nl.

Het Besluit Informatiebeheer geeft een nadere invulling van artikel 6 van de Archiefverordening Rotterdam. Met dit besluit wordt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van archiefbescheiden, waaronder het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren ervan geregeld.

Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de wet. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de goede, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven. Het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente Rotterdam haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van archiefbescheiden met een cultuurhistorische waarde worden gegarandeerd.

Voor het volledige Besluit Informatie beheer gaat u naar de website Overheid.nl.

Andere (nationale en internationale) wetten, kaders. etc.

Naast de archiefwet zijn er nog andere wetten waar een gemeente mee te maken krijgt, zoals de Algemene wet bestuursrecht (AWB), de gemeentewet, Wet dualisering gemeentebestuur, privacywetgeving (de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG)), de Wet open overheid (Woo) en de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who). Maar ook verschillende andere instrumenten, waaronder NEN- en ISO-normen (o.a. 15489 en 16175), de VNG-handreiking voor de horizontale verantwoording van de uitvoering van de Archiefwet, NORA, GEMMA, RODIN, DUTO, KIDO, TMLO, MDTO. 

Wilt u meer weten?

Neem contact op met de toezichthouders op de informatiehuishouding van de gemeente Rotterdam via email: DV_toezicht@rotterdam.nl.