Toezicht houden op de informatiehuishouding van de gemeente Rotterdam en een paar andere lokale overheden is broodnodig en bovendien verplicht. Edith Bloemendal, Willem van Schie en Jacqueline Schuurman Hess zorgen hiervoor.
Willem: "Namens de gemeentearchivaris houden wij toezicht op het beheer van alle informatie die gebruikt wordt voor het werk (en die nog niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats). Zoals documenten, e-mails, databases en websites. Het gaat niet alleen om informatie van de gemeente Rotterdam, ook van organisaties met publiekrechtelijke taken in de regio."
Waarom is het zo belangrijk om toezicht te houden? En om goed te archiveren?
Edith: "Archiveren is meer dan alleen het bewaren van informatie: het is het betrouwbaar, volledig en duurzaam toegankelijk maken én houden van informatie. Zodat die nu en in de toekomst bruikbaar is voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien. Bijvoorbeeld burgers, journalisten, onderzoekers en ook overheden zelf. Toezicht houden helpt de naleving van de wet te bevorderen en de kwaliteit te verhogen. Zodat de gemeente Rotterdam een betrouwbare overheid is, die verantwoording kan afleggen en een goede dienstverlening levert aan de burger."
Hoe ziet jullie dag eruit?
Jacqueline: "De ene dag inspecteren we een fysieke archiefruimte, de volgende dag een digitaal proces of applicatie. En tussendoor geven we richtlijnen mee over een archiefparagraaf in een Gemeenschappelijke Regeling of een migratietraject voor het vernieuwen van een applicatie. We doen literatuuronderzoek, houden interviews met medewerkers, rapporteren, signaleren risico’s en doen aanbevelingen aan de verantwoordelijke.
We doen verslag aan het college van Burgemeester en Wethouders. Het college gebruikt dat weer om verantwoording af te leggen aan de raad over het informatie- en archiefbeheer. Vervolgens wordt de provincie hierover geïnformeerd voor het Interbestuurlijk Toezicht."
Waarvoor kunnen de gemeente Rotterdam en aangehaakte overheden bij jullie terecht?
Edith: "We voeren inspecties en onderzoeken uit naar de rechtmatigheid en kwaliteit van de informatiehuishouding, geven voorlichting over wet- en regelgeving en we ondersteunen de gemeentearchivaris bij het geven van advies en goedkeuring."
Jacqueline: "Daar wil ik aan toevoegen dat we dat doen op basis van de artikelen 7 t/m 9 van het Besluit Informatiebeheer op Officielebekendmakingen.nl, zoals voor de aanschaf van een systeem, vervanging, verandering van archiefruimte of goedkeuring voor het vernietigen van informatie."
Hoe werken jullie? Kun je een voorbeeld geven?
Willem: "We werken met het kwaliteitsmodel Archiefinspectie, een procesmodel dat gebaseerd is op de uitgangspunten van operational auditing: planning, voorbereiding, veldwerk, rapportage, evaluatie.
De rollen, taken en bevoegdheden (governance) zijn ingericht aan de hand van de Three Lines of Defence:
1e lijn: Verantwoordelijk management. De afdelingen van de organisatie creëren, bewerken, bewaren en vernietigen overheidsinformatie in alle verschijningsvormen in overeenstemming met vastgesteld en goedgekeurd gemeentelijk beleid.
2e lijn: De adviseur. BCO bereidt beleid voor, geeft advies, ondersteunt de clusters en monitort de kwaliteit. Voor de informatiehuishouding van gemeente Rotterdam is dat de afdeling Procesmanagement Beheer Informatiehuishouding (PBI) Privacy, Informatiebeveiliging en Informatiebeheer adviseurs - RIO (rotterdam.nl).
3e lijn: Wij. Als toezichthouder houden wij onafhankelijk toezicht op de naleving van wet- en regelgeving. De gemeentearchivaris houdt toezicht op de informatiehuishouding."
Meer informatie
Kijk voor meer informatie op de pagina Toezicht.
Wilt u contact opnemen, stuur dan een mail naar _DV_Toezicht@rotterdam.nl.