Sommige stukken uit het archief mogen nog niet openbaar worden gemaakt. Dit heeft meestal te maken met de privacy van mensen die nog in leven kunnen zijn. Onder voorwaarden mag u die stukken toch inzien.
- Geef aan dat u een stuk wil inzien via ons contactformulier
- Dan kijken wij of de gezochte informatie in het stuk aanwezig is.
- Wij nemen contact met u op en plannen samen met u een afspraak in.
- Bij de afspraak neemt u mee:
- Een schriftelijke toestemming van de persoon als die nog leeft, of
- Een overlijdenskaart of rouwadvertentie van de persoon als die is overleden
- Geef aan dat u een stuk wil inzien via ons contactformulier
- Dan kijken wij of de gezochte informatie in het stuk aanwezig is.
- Wij sturen u een ontheffingsformulier op.
- U vult het formulier in met de gegevens van de stukken die u wilt inzien. Leg uit waarom dit voor uw onderzoek belangrijk is. Vertel ook wat u met de gegevens wilt gaan doen. Dat kan bijvoorbeeld zijn: geanonimiseerd opnemen in een scriptie of publiceren in een tijdschrift of boek.
- Stuur het formulier op.
- De gemeentearchivaris of de eigenaar van het archief neemt dan een beslissing. U krijgt een officieel besluit toegestuurd.
- Na goedkeuring plannen wij met u een afspraak u in.
- Wilt u de resultaten van uw onderzoek uitbrengen, dan legt u eerst de publicatie voor aan de gemeentearchivaris of eigenaar of bewaargever.
- U bent van harte welkom om de informatie in te zien. Maar u krijgt geen kopieën of scans mee, en mag deze ook niet zelf maken.
- De informatie die u krijgt te zien is voor u alleen. U mag de informatie niet doorgeven aan anderen.
Overheidsarchieven
Alle overheidsarchieven vallen onder de Archiefwet. Hierin staat dat zodra een archief naar het Stadsarchief wordt overgebracht, dit automatisch openbaar is. In artikel 15 van de Archiefwet staan 3 redenen waarom openbaarheid toch beperkt kan zijn:
- de bescherming van de privacy van personen die nog leven
- het belang van de Staat
- onterechte bevoor- of benadeling van personen of instanties
Particuliere archieven
Particuliere archieven vallen niet onder de archiefwet. Particuliere archieven zijn archieven van bedrijven, verenigingen, stichtingen, families en personen. Deze archieven zijn aan het Stadsarchief geschonken of in bruikleen gegeven. Voor deze archieven kan de eigenaar een openbaarheidsbeperking instellen voordat ze bij het Stadsarchief worden gebracht.
Het Stadsarchief legt in een contract met de eigenaar van het archief vast tot wanneer de openbaarheid is beperkt en wie een ontheffing mag geven. Soms geeft de eigenaar toestemming aan de gemeentearchivaris om de ontheffing te geven.
Ook voor ontheffing van de raadpleegbeperking op een particulier archief helpen de medewerkers u graag. Neem daarvoor contact op.
- Beeldmateriaal kunt u altijd inzien. Maar publiceren mag niet zomaar. Lees hier meer over op de pagina Publiceren en auteursrecht.
- Bij archiefmateriaal dat door de overheid is gemaakt is bijna nooit sprake van auteursrecht.
Hebt u geen ontheffing gekregen, dan kunt u bezwaar maken.
Hoe u bezwaar maakt, leest u in de brief waarin staat dat u geen ontheffing krijgt.
Bezwaar maken kan alleen als het archiefstuk eigendom is van het archief.
Gaat het om een stuk van een particulier archief, dan kunt u geen bezwaar maken.