Vroege archiefzorg

Een groot deel van de 16e eeuw wordt het archief van de stad Rotterdam bewaard in een kist in de Laurenskerk. Het archief bestaat dan hoofdzakelijk uit oorkondes, ook wel charters genoemd, waarin de rechten van stad beschreven zijn. Graaf Willem IV verleent Rotterdam in 1340 definitief stadsrecht. In het bijbehorende document staan de bestuurlijke en rechtelijke bevoegdheden en verplichtingen van het stadsbestuur beschreven. Deze rechten worden regelmatig uitgebreid en zo versterkt de economische positie van de stad. 

Met de groei van de gemeentelijke organisatie begint de archiefvorming. Naast de stadsrechten bevat het oudste archief van de stad Rotterdam een groot aantal andere documenten zoals lokale wetgeving die is vastgelegd in de keuren en ordonnanties (verordeningen en regelingen). Ook rechtelijke uitspraken, de inkomsten en uitgaven van de stad, boedelinventarissen van wezen en veel andere register behoren tot het archief. De inhoud van de kist in de Laurenskerk wordt streng bewaakt: drie sleutels van drie verschillende regenten zijn nodig om toegang te krijgen tot het archief. Uit de resolutieboeken van het vroedschap (de besluitenlijst van het college) blijkt dat doorgaans twee vroedschapsleden en de burgemeester in het bezit waren van een sleutel van de kist.

In 1563 wordt Rotterdam geteisterd door een enorme brand. Het vuur ontstaat bij een kuiperij op het West-Nieuwland en slaat als gevolg van een sterke zuidwestenwind snel over naar opslagplaatsen van hout aan de Oudehaven. In korte tijd staat het hele oostelijke stadsdeel in lichterlaaie. Tweehonderdenvijftig huizen, zestig schepen, het Stadstimmerhuis, drie poorten en twee kloosters worden verwoest.

Vanwege deze ramp en de angst voor het verlies van de voor de stad zo belangrijke documenten wordt in 1571 gestart met het overschrijven van de stadsrechten en andere oorkondes. Bijkomend voordeel is dat de stukken gelezen kunnen worden zonder de kostbare originelen ter hand te hoeven nemen. Het ‘perkamenten recueil der privilegiën van de stad Rotterdam’ bevat kopieën van akten van 1328 tot 1673 en bevindt zich in het Oud Stadsarchief.

Tijdens de jaren van de Republiek der Verenigde Nederlanden (1588-1795) krijgen de steden meer macht en bevoegdheden waardoor de stedelijke administratie groeit. Op 14 juli 1603 bezoeken twee leden van de Hoge Raad van Holland het stadhuis aan de Hoogstraat. Uit het bewaard gebleven inspectierapport van deze heren is te lezen dat de archiefkist inmiddels is verhuisd van de Laurenskerk naar de burgemeesterskamer in het stadhuis. Het rapport bevat naast een beschrijving van de houten kist die beslagen is met zes ijzeren banden met sloten een opsomming van de in de kist aanwezige documenten.

Uit 1628 is een ook een register van de stukken bekend die zich in kisten en dozen in de burgemeesterskamer bevinden. De lijst is samengesteld vanwege het vertrek van stadssecretaris Cornelis Musch (1592-1650). Uit een vergelijking tussen de huidige inventaris van het Oud Stadsarchief en deze lijst uit 1628 kan worden afgeleid dat veel documenten en series in de loop van de eeuwen verloren zijn gegaan.

Aan het begin van de 18e eeuw gaat een speciale archiefcommissie het probleem van de groeiende hoeveelheid stadscharters en papieren te lijf. De vroedschap neemt een resolutie aan waarin staat dat gestart moet worden met het inventariseren van de stukken. Ook moet er meer toezicht komen op de teruggave van documenten aan de stad na het overlijden van regenten. Stadspensionaris Mr. Isaac van Hoornbeek (1655-1727) wordt belast met het ordenen en beschrijven van de charters en andere stukken. Voor losse documenten wordt een loketkast getimmerd waarin de stukken in genummerde lades zijn opgeborgen.  In 1704 resulteren Van Hoornbeeks inspanningen in de eerste in druk verschenen inventaris van het Rotterdamse archief. Uit een door hem bijgeleverde notitie getiteld ‘Sommier berigt rakende de charters der Stadt Rotterdam’ blijken allerlei belangrijke documenten onvindbaar te zijn.  Deze constatering door Van Hoornbeek leidt tot een oproep om het mee naar huis nemen van officiële stukken door ambtenaren, commissie- en vroedschapsleden tegen te gaan. 

Stadspensionaris Gerard Meerman (1722-1771) schrijft in 1766 een uitgebreide en uitgewerkte heruitgave van Van Hoornbeeks inventarisatie.

In 1740 is er opnieuw de wens vanuit het bestuur om oorkondes en andere archiefstukken te laten kopiëren vanwege het gevaar van brand of andere rampen. Stadssecretaris Jacob van Belle wordt belast met deze opdracht die hij uiteindelijk weet door te schuiven naar een ondergeschikte. Deze persoon, ambtenaar Willem Lugte, schrijft gedurende tien jaar documenten over. Lugte worstelt met het lezen van het oude schrift en het verklaren van onbekende woorden. Regelmatig krijgt hij hulp van leraren van de Illustere School.

De voltooide duplicaten krijgen een plek op één van de galerijen van de Beurs. Als het werk gedaan is ontvangt niet Willem Lugte, maar secretaris Jacob van Belle van de stad Rotterdam een zilveren tabakspot met gouden inscriptie met de tekst ‘voor extraordinaire diensten aan de stad’. De door Lugte overgeschreven archiefstukken omvatten 33 boeken in groot formaat. Ze zijn te vinden als inventarisnummers 727-759 van het Oud Stadsarchief.

Vanwege de onder Napoleon doorgevoerde bestuurlijke vernieuwing en centralisatie moeten veel archiefstukken verhuizen. De nieuwe rechtbanken nemen de functies van de voormalige schepenbaken over en daarmee de archieven van deze instellingen. De invoering van de Franse rechtelijke organisatie heeft bijvoorbeeld ook gevolgen voor andere archieven die op het stadhuis bewaard worden, zoals het archief van de Weeskamer. Voogdijzaken worden voortaan behandeld door familierechters.

Een ander gevolg van de Franse tijd voor het archief is de sluiting van het Logement der Stad Rotterdam in Den Haag. Dit logement is jarenlang de plek waar de afgevaardigden uit Rotterdam tijdens de vergaderingen van de Staten van Holland logeren. Sinds 1746 is het Logement van Rotterdam gevestigd aan het Plein in Den Haag. Wanneer de patriotten en de Fransen in 1795 een einde maken aan de Republiek betekent dat ook het einde van de Staten van Holland. Zo komt het nut van een eigen logement in Den Haag te vervallen. Het pand wordt verhuurd en de in het gebouw aanwezig boeken, kaarten en logementsarchieven krijgen een plek in één van de zalen van het Bataafs Genootschap dat gevestigd is boven in de Beurs van Rotterdam.  In 1797 wordt een aanvang gemaakt met de inventaris van het logementsarchief.

De steeds groeiende stroom van nieuwe archieven zorgt voor problemen op het stadhuis. De ruimte is er beperkt en al in 1762 is geconstateerd dat het gebouw bouwvallig is. De omstandigheden voor het bewaren van documenten zijn niet bepaald ideaal. Archiefstukken liggen op zolders, kamers en kelders van het stadhuis. Het zijn plekken waar veel mensen toegang toe hebben en met weinig toezicht raken belangrijke stukken regelmatig kwijt.

Pas in 1823 start de bouw van een nieuw stadhuis in classicistische stijl naar een ontwerp van stadsbouwmeester Pieter Adams (1778-1846).  Een complicerende factor is dat het nieuwe stadhuis gebouwd wordt op dezelfde locatie als het oude. Het gebouw krijgt een andere ingang aan de Kaasmarkt. Tijdens de bouw die twaalf jaar duurt, verhuizen ambtenaren, bestuurders en archiefstukken naar het Schielandshuis, het gebouw van het Hoogheemraadschap Schieland. Na gereedkomen van het stadhuis krijgen de archieven van de stad een plek op de bovenverdieping van het nieuwe gebouw. Ze worden opgeborgen zonder enige systematiek waardoor raadpleging niet erg eenvoudig is.

De vele verhuizingen hebben invloed gehad op de staat en de volledigheid van de archieven. Volgens de samenstellers van de ‘Rotterdamse Historiebladen’, de latere archivaris Scheffer en zijn adjunct Obreen, vallen deze gebeurtenissen volledig in het niet bij de daden van stadssecretaris Lambertus van Oyen (1760-1840). Van Oyen heeft niet veel op met oude documenten en vernietigt eigenhandig grote delen van het archief van de stad. Tijdens de herbouw van het stadhuis zou Van Oyen met enige regelmaat gesignaleerd zijn op het Oude Hoofd waar hij ‘tal van merkwaardige en onmisbare stukken aan de vuurproef onderwerpt’. ‘Hetgeen’, volgens Scheffer, ‘een treurig bewijs levert hoe één dom mensch op een dag meer kwaad kan stichten dan honderd knappe mannen in eene eeuw goed kunnen doen’.

 

In de eerste helft van de 19e eeuw lijkt er bij het stadsbestuur weinig interesse te bestaan voor de gemeentelijke archieven. De houding blijkt onder meer uit de manier waarop vragen over het archief worden afgewimpeld. De gouverneur van de provincie Zuid-Holland informeert tussen 1826 en 1857 verschillende malen naar de staat van de Rotterdamse verzamelingen. Aanleiding voor de Haagse belangstelling is het Koninklijk Besluit dat koning Willem I op 23 december 1826 uitvaardigt en waarin het belang van de vaderlandse geschiedschrijving onderstreept wordt. In de tekst bij de wet wordt gewezen op het feit dat er nog veel onbekend bronnenmateriaal aanwezig is in rijks- en stedelijke archieven.

B&W van Rotterdam sturen op 22 juni 1827 een reactie aan de gouverneur die er kort samengevat op neer komt dat er in de stadsbibliotheek en in de Rotterdamse archieven 'geen onderwerpen te vinden zijn van enig vaderlands belang' en dat de bibliotheek ‘een weinig aanmerkelijk getal boekdelen bevat waardoor het de naam stadsbibliotheek niet verdient te dragen’.